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コラム

薄い文書も短期取得も自慢にならない

  社長から『ISOを取れ!』と指示を受けた管理責任者やISO担当者が、インターネットでコンサルタントを探す場面を想像してみましょう。責任者や担当者は、

 『ISOってどんなものだろう?』

 『どれだけ自分の業務に負担がかかるのだろう?』

 『費用や時間はどれぐらい必要だろうか?』

などなど不安を抱えながら検索することになります。そこに踊っているのは、

 『シンプルに』

 『楽に』

 『文書は薄く』

 『こんなに早く』

などという文字。興味を惹かれて当然でしょう。しかし、です。

 『マニュアルが薄ければ楽なのでしょうか?』
 

 『取得期間が短ければ面倒臭くないのでしょうか?』

 そんな馬鹿な! です。

  薄いマニュアルなんて誰でも作れます(“極端な話”をすれば、A4一枚のマニュアルだって作ろうと思えば作れます)。しかし、薄いマニュアルには必要なこ とが書かれていません。薄いマニュアルは具体性が乏しいです。分厚いマニュアルを作る必要なんて全くありませんし、できるだけ薄いほうが良いに決まってい ますが、ただ薄いだけのマニュアルで審査に合格しても、意味がないですし(実務上では)使えません。逆に、(肝心なことが書かれていないので)頭で覚えて おかなければならないことが増えてしまいます。

 また、認証取得までの期間が短いと、自分の会社のシステムを“作りこむ”時間がありませ ん。関わる人間の数も少なってしまいます。勉強する時間もありません。通常業務が忙しいという理由で、結局は“コンサルタント任せ”でシステムが構築され てしまいます。完成したマニュアルや手順書についても自分達が関与していないので愛着も湧かないし、できれば日常的に関わりたくなくなります。勉強してい ないから、運用の仕方も、修正の仕方も今ひとつ分からないままです。結局放ったらかしになり、毎年審査前になるとコンサルタントを呼んで(またまた高いお 金を払って)、審査に通るように形だけを整える悪い癖がついてしまいます。一度そういう状態に陥ってしまうと、その会社のシステムは向上するどころか現状 維持にアップアップです。簡単には抜け出せません。

 目先の苦労から逃れよう、という視点でコンサルタントを探してはいけないし、初年度からできるだけ楽をしてシステムを構築しよう、などと考えるべきではありません。認証は取れるでしょうが、長い目で見ると必ず失敗します。

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